Réduire les frais de gestion de flotte et le coût d'utilisation, tel était le défi d'Etienne Verhelst, Business Services & Fleet Director du Groupe Belgacom.

La flotte Belgacom
La flotte du Groupe Belgacom comporte 3500 véhicules particuliers, 4000 utilitaires et 5OO camions, remorques et machines de chantier, consommant globalement 14 millions de litres de carburant et parcourant 175 millions de km par an. Celle flotte implique aussi 2000 déclarations d'accidents par an, la moitié pouvant être considérés comme de véritables accidents, 33% ne portant que sur des dommages propres et 6% relevant du vol/vandalisme.
Chaque année, le groupe reçoit aussi 3000 contraventions, immatricule 1500 véhicules et traite près de 3000 mouvements de véhicules. Pas moins de 15.000 factures sont traitées par l'administration.

Une aide informatique indispensable
Pour un gestionnaire de flotte, une telle variété de véhicules et de groupes d'intérêts représente un véritable défi. Le service du personnel veut des véhicules plus attrayants pour séduire les cadres de talent; tous les membres des équipes de vente s'attendent à un véhicule assurant leur "flexibilité"; le département financier estime que les frais de flotte sont toujours trop élevés; les défenseurs de l'environnement prônent des véhicules moins polluants et les services opérationnels, enfin, demandent des véhicules spécifiques dotés d'un équipement spécial.
Pour tenir compte d'autant de facteurs tout en gérant une flotte de façon efficace et économique, l'aide informatique s'avère indispensable. Réduire les frais de gestion implique que l'on dispose d'un maximum de données pour chaque véhicule (contrat de leasing, financement, km parcourus, consommation,…). L'automatisation des processus et du reporting s'avère également incontournable.
La réduction du coût d'utilisation exige que l'on s'attarde sur le choix de véhicule – dont le type doit être adapté à l'usage – et que l'on optimise leur nombre, sans oublier le kilométrage. Un système de gestion des missions et une solution "track&trace" peuvent donc s'avérer intéressants.

Le système de fleetmanagement DRIVE
Pour relever tous ces défis, on a opté pour le système de gestion de flotte "DRIVE" qui intègre le fournisseur de carburant (Total), celui de pneumatiques (Q Team), la compagnie d'assurance (Ethias), quatre sociétés de leasing, les applications SAP de l'organisation et du service du personnel ainsi que la banque de données JATO regroupant toutes les caractéristiques des véhicules.
Le système de fleetmanagement "DRIVE" intègre notamment la gestion financière, celle des conducteurs avec possibilité d'évaluation du style de conduite, les statistiques d'accidents et leur traitement, l'entretien des véhicules et la gestion des cartes de carburant. C'est à partir de ce système unique que l'on génère une norme micro-stratégique et les rapports correspondants. Le système de fleetmanagement "DRIVE" a été récemment activé chez Belgacom et ses avantages en termes d'efficacité n'ont pas encore été dévoilés.

Au bon endroit, au bon moment
Tel est le souci quotidien des services opérationnels du Groupe Belgacom. Les 13.000 missions sont réparties en sept centres de dispatching, 3.000 collaborateurs techniques étant disséminés dans tout le pays. Les missions et les informations sont échangées par réseau GSM/GPRS de communication mobile via un ordinateur portable spécial (modèle spécialement renforcé pour une utilisation dans des conditions difficiles) doté d'un modem GSM/GPRS intégré. Le logiciel MPA peut aussi tourner sur des PDA, des téléphones portables Bluetooth et des appareils Windows CE. C'est via ce "Work Force Management System" que les techniciens reçoivent leurs missions en ligne et peuvent accéder partout et à tout moment à toutes les sources d'information Belgacom actualisées. Ils perdent ainsi beaucoup moins de temps à téléphoner et à assurer l'administration et peuvent donc se concentrer sur leurs tâches spécifiques. Cela s'est traduit par une hausse de 8% de la productivité, une diminution de 60% du personnel de dispatching grâce à l'automatisation à 80% du traitement des commandes et une diminution de 1,16 million de pages par an. Le "Work Force Management System" contribue donc sensiblement à l'efficacité des techniciens et de leurs prestations mais aussi à un comportement plus écologique.

Eduard CODDÉ